ما بعد سلال المهملات المكتبية: التخلص من النفايات المتوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) للعاملين من المنزل

حماية مكاتب المنازل من مخاطر اللائحة العامة لحماية البيانات الخفية

أصبح العمل عن بُعد والعمل المختلط أمراً طبيعياً للعديد من فرق العمل في جميع أنحاء المملكة المتحدة. وأصبحت أجهزة الكمبيوتر المحمولة على طاولات المطبخ والمكاتب في غرف الضيوف جزءاً من الحياة اليومية. وما لم يتغير بالسرعة نفسها هو كيفية التعامل مع النفايات السرية في المنزل بنفس المعيار الذي نتوقعه في المكتب.

عندما ينتقل العمل إلى المنزل، تنتقل معه البيانات الشخصية. إن طباعة عقد، أو تدوين رقم هاتف عميل، أو رمي ملصق عنوان في سلة مهملات المطبخ، كلها أمور يمكن أن تقوض ممارسات اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) السليمة. وغالباً ما يكمن الخطر في العادات الصغيرة لا الفضائح الكبيرة، ولا يتطلب الأمر سوى لحظة واحدة من الإهمال لخلق مشكلة للشركة بأكملها.

نرى التخلص من النفايات المتوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) واجباً قانونياً وضمانة للسمعة، وليس خياراً إضافياً. يجب التعامل مع كل مساحة عمل منزلية كامتداد للمكتب. هدفنا هو مساعدة الشركات على بناء عمليات نفايات بسيطة وقابلة للتتبع تعمل بنفس الكفاءة في شقة، أو منزل متلاصق، أو مكتب منزلي مشترك، تماماً كما هو الحال في المكتب الرئيسي.

ما يُعد بيانات شخصية في مساحة العمل المنزلية

لا توقف اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) عند باب المكتب. إذا تم التعامل مع البيانات الشخصية في المنزل، فإنها لا تزال بحاجة إلى الحماية المناسبة، وصولاً إلى التخلص منها.

البيانات الشخصية هي أي معلومات يمكنها تحديد هوية شخص حي، بشكل مباشر أو غير مباشر. في المكتب المنزلي، قد تشمل هذه البيانات:

• سجلات العملاء المطبوعة أو نماذج الطلبات  
• السير الذاتية وتماذج التقديم المرسلة إلى المديرين المباشرين  
• فواتير ومذكرات تسليم تتضمن الأسماء والعناوين  
• خطابات الش شكاوى أو استفسارات الخدمات  
• مراسلات الموارد البشرية أو ملاحظات الأداء

بعض البيانات تكون أكثر حساسية، مثل المعلومات المتعلقة بالصحة، أو العرق، أو العضوية في النقابات العمالية. وغالباً ما تظهر هذه التفاصيل في ملاحظات الموارد البشرية أو مكالمات الصحة المهنية، وسجلات التسهيلات المقدمة للموظفين ذوي الاحتياجات الطبية، والأوراق الداخلية المتعلقة بالشكاوى أو التأديب.

غالباً ما تكمن أعلى المخاطر في البيانات غير الرسمية التي لا يُنظر إليها على الإوطلاق على أنها “سجلات”. ويشمل ذلك الملاحظات المكتوبة بخط اليد من مكالمات الفيديو أو المكالمات الهاتفية، وملصقات عناوين طرود التوصيل المرتبطة بالعملاء أو الموظفين، لقطات الشاشة المطبوعة للرجوع إليها سريعاً، ومسودات المطبعات، والأخطاء الطباعية، وصفحات الاختبار الفاشلة المتروكة في درج الطابعة.

ب بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، لا يُعدّ القصد مهمًا. فالاستوءاء المتعمد ليس وحده ما يسبب المشاكل. إذا انتهى المطاف ببيانات شخصية قابلة للتعريف في سلة مهملات منزلية أو حاوية إعادة تدوير محلية بشكل مقروء، فقد يظل ذلك خرقاً، حتى لو كان خطأً غير مقصود.

العادات المنزلية الشائعة للنفايات التي تنتهك اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)

في المنزل، غالباً ما يعود الناس إلى عاداتهم المنزلية المعتادة. وهناك يتسلل الخطر، خاصة عندما يبدو التخلص من النفايات مهمة روتينية وسريعة.

تشمل السلوكيات المحفوفة بالمخاطر النموذجية ما يلي:

• وضع مستندات العمل في سائلو إعادة التدوير المنزلية أو النفايات العامة  
• تمزيق الصفحات باليد بدلاً من استخدام آلة تمزيق مناسبة  
• ترك حزم من الأوراق في السيارات أو السقائف أو المرائب  
• تخزين الملفات في مجالات عائلية مشتركة حيث يمكن للآخرين قراءتها

النفايات الرقمية سهلة الإساءة في التعامل معها بنفس القدر. وتشمل المشكلات الشائعة التخلص من وحدات الذاكرة الفلاشية (USB) أو الأقراص الصلبة الخارجية دون مسحها بشكل آمن، أو ترك أجهزة الكمبيوتر المحمولة القديمة أو أجهزة الكمبيوتر المنزلية التي تحتوي على بيانات عمل ضمن تدفقات النفايات الإلكترونية العامة، أو طباعة حزم الاجتماعات ثم التقاط صور لها ومشاركتها بشكل غير رسمي، والاحتفاظ بننسخ من المستندات على الأجهزة الشخصية دون خطة لحذفها.

هناك أوقات من العام تتزايد فيها هذه العادات. يحب الكثير من الناس التخلص من الفوضى في أواخر الربيع أو أوائل الصيف. وفي الوقت نفسه، غالباً ما تقوم الشركات بعمليات التخلص من الأوراق الخاصة بنهاية العام، وتغييرات في الموظفين، وإعداد الموظفين الجدد. يمكن أن يؤدي هذا المزيج إلى “عمليات ترتيب” متسرعة للمكاتب المنزلية، حيث تُدفع الأوراق الحساسة إلى أكياس سوداء أو صناديق إعادة تدوير دون أدنى تفكير.

بناء نظام للتخلص من النفايات متوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) في المنزل

الخبر السار هو أن العادات الآمنة في المنزل لا يجب أن تكون معقدة. فمن خلال القواعد الواضحة والأدوات المناسبة، يمكن للعاملين من المنازل حماية البيانات بحذر لا يقل عن أي مكتب مركزي.

تشمل الخطوات العملية للموظفين ما يلي:

• وجود حاوية مخصصة للنفايات السرية وموسومة بوضوح بعبارة “للعمل فقط”  
• الاحتفاظ بالمستندات في انتظار التخلص منها في درج أو صندوق مقفل  
• استخدام آلة تمزيق مستقاطعة معتمدة من قبل الشركة  
• إبقاء المواد المتمزقة منفصلة، وجاهزة للجمع الآمن

التمزيق هو جزء فقط من العملية. فالورق الممزق المختلط بالنفايات المنزلية قد يظل محفوفاً بالمخاطر إذا تمزقت الأكياس أو تم الوصول إليها قبل المعالجة النهائية، ولهذا السبب فإن معايير العمل الواضحة مهمة. ويمكن لأصحاب العمل المساعدة من خلال وضع نهج متسق لكل من يعمل عن بُعد أو بنظام العمل الهجين.

يمكن لأصحاب العمل دعم ذلك من خلال توفير:

• إجراءات مكتوبة تنطبق على جميع العاملين من المنازل والعاملين بنظام العمل الهجين  
• تدريب قصير ومستمر وتذكيرات بما يُعد بيانات شخصية  
• أدلة بسيطة “لماذا يذهب إلى أين” لنفايات الورق والنفايات الرقمية  
• طرق واضحة للإبلاغ عن الوثائق المفقودة أو أخطاء التخلص منها بسرعة

يمكن لشريك إدارة النفايات المحترف أيضًا تحويل هذه العادات المنزلية إلى نظام منظم، بحيث تتم إدارة التخلص من النفايات بدلاً من تركها للصدفة. وقد تشمل الخيارات:

• أكياس آمنة أو وحدات تحكم قابلة للقفْل ليقوم الموظفون بملئها في منازلهم أو في المراكز المحلية  
• المجموعات المجدولة من المكاتب التي يقوم فيها العاملون في المنزل بتسليم الحقائب المختومة  
• خدمات تدير النفايات الورقية السرية والوسائط وغيرها من تدفقات النفايات الحساسة مع إمكانية التتبع الكامل

مجموعة آمنة، وإمكانية التتبع، وإثبات الامتثال

لكي يكون متوافقاً حقاً مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، يحتاج النفايات السرية إلى مسار واضح منذ اللحظة التي تقرر فيها الموظفة أو الموظف التخلص منها، مروراً بالجمع والنقل، وصولاً إلى المعالجة النهائية.

عادةً ما تبدو سير العمل الآمنة على النحو التالي:

• يتم وضع البيانات مباشرة في حاوية سرية مخصصة، وليس في حاوية نفايات عادية  
• تُحفظ الحاويات أو الأكياس آمنة حتى يتم جمعها  
• ينقل ناقل موثوق النفايات عبر طرق محددة وخاضعة للفحص  
• تتم معالجة المواد باستخدام طرق آمنة مثل التمزيق أو ما شابه من طرق التدمير  
• يتم إعادة تدوير المخلفات أو استردادها حيثما أمكن، دون إعادة تعريض البيانات للخطر

يجب أن مدعوم كل خطوة بالوثائق لكي تتمكن أي شركة من إثبات ما حدث، ومتى حدث، ومن كان المسؤول في كل مرحلة. وبالنسبة للعديد من الشركات البريطانية، يعني ذلك الاحتفاظ بمستندات نقل النفايات أو مستندات الشحنة (اعتماداً على نوع النفايات)، وشهادات التدمير أو ما يعادلها من إثبات بمجرد اكتمال المعالجة، والاحتفاظ بالسجلات لفترة متفق عليها تكون جاهزة لعمليات التدقيق أو الاستفسارات من الجهات التنظيمية.

يمكن لمزود متخصص ذو نطاق يغطي المملكة المتحدة بأكملها جمع كل هذا معاً. ومن خلال التعامل مع النفايات السرية، والتدفقات الخطرة، واسترداد المعادن والخدمات ذات الصلة بطريقة منسقة، يمكن لشريك واحد أن يمنح مسؤولي حماية البيانات ومسؤولي الامتثال صورة واضحة عما يحدث. وتساعد التقارير المفصلة والأوراق الموثوقة في إظهار أن التخلص من النفايات المتوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) لا يتم مجرد الوعد به فحسب، بل يتم تنفيذه بالفعل عبر جميع المواقع، بما في ذلك المكاتب المنزلية.

تحويل النفايات البعيدة إلى ميزة امتثال

العمل عن بُعد والعمل الهجين مستمران، لذا فمن المنطقي تحويل نفايات المكتب المنزلي من نقطة ضعف إلى نقطة قوة. يمكن أن تكون عمليات التخلص الموسمي من الفوضى، مثل تنظيف الربيع والفرز في نهاية العام، أوقاتاً طبيعية ومناسبة للتحقق من كيفية التعامل مع النفايات السرية في المنازل وتجديد التدريب.

توَد قد تبدو قائمة مهام بسيطة لصناع القرار على النحو التالي:

• تدقيق كيفية تخلص الموظفين حاليًا من نفايات العمل في المنزل  
• تصنيف المخاطر الشائعة حسب نوع البيانات وحجمها  
• ضع قواعد واضحة ومكتوبة للورق، والوسائط الرقمية، والأجهزة الإلكترونية  
• تزويد الموظفين بحاويات معتمدة وتعليمات بسيطة  
• التعاون مع أخصائي نفايات ملتزم باللوائح يمكنه توفير عمليات جمع يمكن تتبعها وتوثيق واضح

من خلال معاملة كل مساحة عمل منزلية كمكتب مصغر، مع نفس الاهتمام بالبيانات الشخصية ومعايير التخلص ذاتها، يمكن للشركات حماية الأشخاص الذين تحتفظ بمعلوماتهم وحماية سمعتها في الوقت نفسه. تدعم شركة "جيه بي إم إنفايرومنتال سيرفيسز المحدودة" هذا النهج من خلال مساعدة المؤسسات على تحويل النفايات المنزلية المشتتة وغير الرسمية إلى عملية خاضعة للرقابة وموثقة توثيقاً دقيقاً بحيث تصمد أمام التدقيق وتحافظ على أمان البيانات بغض النظر عن مكان أداء العمل.

احمِ عملك من خلال إدارة نفايات آمنة ومتوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)

تأكد من التعامل مع مستنداتك السرية والمواد التي تحمل بيانات بشكل صحيح من خلال خدمتنا الموثوقة التخلص من النفايات المتوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) الخدمة. في شركة جيه بي إم للخدمات البيئية المحدودة، نعمل معك لتصميم جداول جمع وتخلص تناسب عملياتك مع تلبية المعايير التنظيمية. تحدث إلى فريقنا اليوم لمراجعة عملياتك الحالية وسد أي ثغرات في الامتثال. إذا كنت مستعداً للمضي قدماً أو كانت لديك أسئلة محددة، فيرجى اتصل بنا.